○下松市電子計算組織管理運営規程
平成16年9月10日
訓令第18号
下松市電子計算組織管理運営規程の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第4条)
第2章 管理運営組織(第5条―第9条)
第3章 データ等の管理(第10条―第13条)
第4章 オペレーション管理(第14条―第16条)
第5章 電子計算機室の管理(第17条―第19条)
第6章 業務の委託(第20条・第21条)
第7章 補則(第22条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、本市の電子計算組織を有効かつ適正に管理、運営することにより、個人情報の保護を図り、事務の近代化と住民福祉に資することを目的とする。
(1) 電子計算組織 電子計算機を利用し、定められた一連の処理手順に従って事務を処理する機器の組織で、本市が管理するものをいう。
(2) 電子計算機 中央処理装置及びこれに接続された機器のうち電子計算機室に設置されたものをいう。
(3) 端末機 電子計算機に接続されたパーソナルコンピュータ及びプリンタのうち、電子計算機室以外に設置されたものをいう。
(4) 電算処理 電子計算組織による情報の入出力及び演算加工などの処理をいう。
(5) データ等 電算処理に係る入出力帳票、記録媒体に記録された情報及びドキュメントをいう。
(6) ドキュメント システム設計書、操作手順書、プログラム説明書及びコード表などの電算処理に必要な仕様書をいう。
(7) 記録媒体 データ等が記録された紙以外に記録した媒体をいう。
(8) 業務主管課 電算処理の対象となる事務を所掌する課をいう。
(9) 課 市長事務部局の課、消防本部の課、会計課、各委員会の事務局又は課、市議会事務局及び上下水道局の課をいう。
(平26訓令5・一部改正)
(業務の範囲)
第3条 電算処理する業務は、次の各号に掲げる事務のうち住民サービスの向上、管理効果又は経済効果の期待できるものでなくてはならない。
(1) 前条第9号に規定する課の所管する業務
(2) 他の公共団体に提供する諸資料の作成
(3) その他市長が必要と認めた業務
(令5訓令1・一部改正)
(記録の制限)
第4条 電子計算組織に記録する事項は、前条に定める業務のために必要なものに限定する。
2 条例第7条第3項各号のいずれかに該当する個人情報は、電子計算組織に記録してはならない。
3 電子計算組織に記録されている個人情報のうち、記録しておく理由のなくなった項目については、速やかに消去しなければならない。
第2章 管理運営組織
(管理運営委員会)
第5条 電子計算組織の総合的かつ効率的な管理運営を推進するため、下松市電子計算組織管理運営委員会(以下「委員会」という。)を設置する。
(処理体制)
第6条 電子計算組織の管理運営は、デジタル推進課及び各業務主管課が行うものとする。
(平17訓令2・平26訓令5・平28訓令9・令5訓令4・一部改正)
(所掌事務)
第7条 前条のデジタル推進課が行う事務は、次のとおりとする。
(1) 電子計算組織運用の総合調整に関すること。
(2) 電子計算組織運用の総合計画に関すること。
(3) 電子計算組織活用の研究開発に関すること。
(4) 電子計算組織活用の指導及び援助に関すること。
(5) データ等の管理に関すること。
(6) 電子計算機の管理に関すること。
(7) 電子計算機室の管理に関すること。
(8) 端末機の管理に関すること。ただし、特別な理由により業務主管課が端末機を管理する場合は、この限りでない。
2 前条の業務主管課が行う事務は、次のとおりとする。
(1) 電算組織による情報の管理及び処理に関すること。
(2) 電算処理するデータ等の作成及び管理に関すること。
(3) 前項第8号ただし書に規定する場合の端末機の管理に関すること。
(平17訓令2・平26訓令5・平28訓令9・令5訓令4・一部改正)
(相互協力)
第8条 業務主管課の長は、電算処理の開発に当たりデジタル推進課長から所属職員の協力を求められたときは、適宜協力するものとする。
2 デジタル推進課長は、技術的に事務を円滑に処理するため、業務主管課長から協力を求められたときは、所属職員をして相互に協力するものとする。
(平17訓令2・平26訓令5・平28訓令9・令5訓令4・一部改正)
(付議)
第9条 デジタル推進課長及び業務主管課長は、次の各号のいずれかに該当するときは、あらかじめ委員会に付議しなければならない。
(1) 大規模なシステム開発及び変更をしようとするとき。
(2) 個人情報を追加又は消去しようとするとき。
(3) 外部に処理を委託しようとするとき。
(4) 第3条に規定する業務を行おうとするとき。
(5) その他電子計算組織の管理運営上重要と思われること。
(平17訓令2・平26訓令5・平28訓令9・令5訓令4・一部改正)
第3章 データ等の管理
(データの利用)
第10条 業務主管課の長は、他課の事務に関する個人情報を含むデータを利用するときは、その事務を所掌する業務主管課の長の承認を得なければならない。
(入出力の帳票及び媒体の管理)
第11条 業務主管課の長は、所掌事務に係る入出力の帳票及び記録媒体を常に整備し、その取扱いについてデジタル推進課長と協議の上適正に管理しなければならない。
(平17訓令2・平26訓令5・平28訓令9・令5訓令4・一部改正)
(記録媒体の管理)
第12条 デジタル推進課長は、記録媒体のうち委員会が指定するものについて管理台帳を整備し、保管庫からの入出庫、データの作成、追加、更新、廃棄、複写等その手続を定め適正に管理しなければならない。
(平17訓令2・平26訓令5・平28訓令9・令5訓令4・一部改正)
(ドキュメントの管理)
第13条 デジタル推進課長は、ドキュメントを整理し、外部への持ち出し、複写等について、その管理上必要な手続を定め、適正に管理しなければならない。
(平17訓令2・平26訓令5・平28訓令9・令5訓令4・一部改正)
第4章 オペレーション管理
(電子計算機)
第14条 デジタル推進課長は、電子計算機の取扱者を指名しなければならない。
2 業務主管課の長は、所掌する事務を電算処理させるため、所属職員のうちから電子計算機の操作担当者を指名し、デジタル推進課長に通知しなければならない。
3 電子計算機は、指名された取扱者及び操作担当者のみが操作できる。
(平17訓令2・平26訓令5・平28訓令9・令5訓令4・一部改正)
(端末機)
第15条 デジタル推進課長は、端末機の操作者を指名するとともに、操作者の登録、変更、抹消等の管理を行なわなければならない。
2 端末機は、端末機取扱者でなければ操作することができないものとする。
3 端末機取扱者は、処理されるデータの機密を厳重に守らなければならない。
4 デジタル推進課長は、端末機の操作に当たって、利用目的以外の記録を検索し、改変し、又は消去されることのないよう措置を講じなければならない。
(平17訓令2・平26訓令5・平28訓令9・令5訓令4・一部改正)
(その他の端末機)
第16条 第7条第1項第8号ただし書に規定する場合の端末機の管理責任者(以下「端末管理者」という。)は、当該端末機が設置されている課の長をもって充てる。
2 端末管理者は、端末機の利用に際し、デジタル推進課長とその利用範囲及び管理方法について協議してこれを行うものとする。
3 端末管理者は、所属職員のうちから端末機取扱者を指名しなければならない。
4 端末管理者及び端末機取扱者以外の者は、当該端末機を操作してはならない。
5 端末管理者及び端末機取扱者は、端末機の操作に当たって知り得た機密を他に漏らしてはならない。端末機取扱者でなくなった場合も、また同様とする。
6 端末管理者は、端末機の操作に当たって、利用目的以外の記録を検索し、改変し、又は消去されることのないよう措置を講じなければならない。
(平17訓令2・平26訓令5・平28訓令9・令5訓令4・一部改正)
第5章 電子計算機室の管理
(入退室管理)
第17条 電子計算機室には、第14条に規定する電子計算機取扱者及び操作担当者以外の者を入室させてはならない。ただし、デジタル推進課長が必要を認めたときは、この限りでない。
2 前項ただし書により入室させるときは、電子計算機取扱者の立会いのもとでなければならない。
3 デジタル推進課長は、入退室者の所属、氏名、入室時刻、退出時刻等を記録し、掌握しておかねばならない。
4 電子計算機室への物品の搬入出は、電子計算機取扱者の立会いのもとに行わなければならない。
(平17訓令2・平26訓令5・平28訓令9・令5訓令4・一部改正)
(保安措置)
第18条 電子計算機室には、火災、盗難又は事故に備え必要な保安措置を講じなければならない。
(事故発生時の対策)
第19条 デジタル推進課長は、事故発生時の対策を定めるとともに、その内容を職員に徹底するよう努めなければならない。
2 デジタル推進課長は、事故が発生した場合は、速やかに事故の経緯、被害状況等を調査し、復旧のための措置を講じなければならない。
(平17訓令2・平26訓令5・平28訓令9・令5訓令4・一部改正)
第6章 業務の委託
(委託処理の基準)
第20条 電子計算組織によるデータ処理の全部又は一部が次の各号のいずれかに該当する場合は、委託により処理すること(以下「委託処理」という。)ができる。
(1) 本市の電子計算組織及び関連機器で処理できない場合
(2) 委託処理することが効果的な場合
(契約事務)
第21条 委託処理の契約事務は、デジタル推進課において処理する。ただし、委員会が適当と認めるときは、業務主管課において処理することができる。
2 契約の締結に当たっては、個人情報保護法第176条又は第180条が適用されることを周知しなければならない。
(平17訓令2・平26訓令5・平28訓令9・令5訓令1・令5訓令4・一部改正)
第7章 補則
(委任)
第22条 この訓令に定めるもののほか、電子計算組織に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、平成16年10月1日から施行する。
附則(平成17年3月23日訓令第2号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成26年3月31日訓令第5号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日訓令第9号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月15日訓令第1号)
この訓令は、デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律(令和3年法律第37号)附則第1条第7号に掲げる規定(同法第51条の規定に限る。)の施行の日から施行する。
附則(令和5年3月31日訓令第4号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。