(目的)

第1条　この訓令は、文書の処理、保存等の基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、正確、迅速及び丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。

(総務課長の職務)

第4条　総務課長は、文書に係る事案を担当する課(以下「主管課」という。)の文書事務が適切かつ円滑に処理されるよう指導及び改善に努めなければならない。

(課長の責務)

第5条　課長は、常に当該課内における文書が適正かつ円滑に取り扱われるよう留意し、その促進に努めなければならない。

(文書主任の設置及びその職務)

第6条　課長は、課の庶務を担当する係長又はこれに相当する職にある者を文書主任に指名する。

(文書主任会議)

第7条　総務課長は、文書事務に関する調査及び協議をするため、必要に応じて文書主任会議を開催することができる。

(文書管理の備付簿冊等)

第8条　文書管理に要する簿冊は、次に掲げるとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第9条　文書は、文書整理簿に登載し、記号及び番号を付さなければならない。

(到達文書の処理)

第10条　到達した文書(課に直接到達した文書を除く。)は、総務課において収受し、次の各号により処理しなければならない。

(料金未払又は不足の郵便物等の収受)

第11条　送料の未払若しくは不足の文書又は物品が到達したときは、公務に属するものと認めるものに限り、その未払又は不足料金を支払って収受することができる。

(勤務時間外の到達文書の収受)

第12条　勤務時間外に到達した文書は、警備員が収受し、緊急の処理を必要とするものを除き、すべて総務課に引き継がなければならない。

(文書処理の原則)

第13条　文書の処理は、課長が中心となり、絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その過程を明らかにしておかなければならない。

(配布文書の処理の原則)

第14条　課に配布された文書は、受付印を押印し、文書整理簿に登記して文書番号を付した後、課長がこれを検閲し重要なものは自らこれを処理し、その他のものは所属職員に、速やかに処理させなければならない。

(文書の起案)

第15条　文書による事案の処理は、起案用紙(別記第5号様式)を用いなければならない。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(起案文書の作成)

第16条　起案文書は、次の事項に留意して作成しなければならない。

(決裁区分)

第17条　起案文書には、決裁規程に基づき当該欄に次の決裁区分を明示しなければならない。

(決裁順序)

第18条　起案文書は、決裁規程に定めるもののほか、主管の課長、部長及び副市長を経て、市長の決裁を受けなければならない。ただし会計管理者所管の文書は、この限りでない。

(文書の回議)

第19条　他の部、課に関連する事件は、その合議を経て決裁を受けなければならない。ただし、特に緊急やむを得ない場合は、直ちに上司の決裁を得て処理した後、関係各課に回議することができる。

(合議文書の再回)

第20条　合議を受けた事件で再回を要する課は、「要施行前(後)再回課名」を標示し、再回後処理を終了したときは、その標示を消印して速やかに主管課に返付しなければならない。

(持廻り決裁)

第21条　特に重要若しくは異例の文書で説明を要するもの又は至急若しくは機密を要するものは、部長、課長又は起案者若しくは責任者が携帯して決裁を経なければならない。

(決裁文書の改案又は廃案)

第22条　決裁の文書を改案又は廃案しようとするときは、更に回議の手続をしなければならない。

(重要文書の審査)

第23条　回議文書で市長の決裁を要するもののうち、次に掲げるものは、主管部長の決裁を受けた後、総務課庶務文書係長(以下「庶務文書係長」という。)に提出し、これを重要文書送付簿に登記の上、庶務文書係長の審査を経て決裁を受けなければならない。

(審議会)

第24条　庶務文書係長は、前条第1項の規定により提出された文書を総務課長に回議し、総務課長が特に必要と判定したときは、次に掲げる者で構成する審議会の審議を経て市長の決裁を受けるものとする。

(重要文書送付簿登記済文書の処理)

第25条　第23条第1項及び前条第2項の規定によって決裁を終えた文書は、庶務文書係長においてこれを受け、重要文書送付簿及び当該文書に決裁済の日付を記入して主管課に回付する。

(議案等に関する事務)

第26条　市議会に提出する議案及び公布を要するものは、総務課に合議しなければならない。

(浄書)

第27条　決裁文書で発送を要するものは、主管課において浄書及び校合の上、文書整理簿に登記整理しなければならない。

(発信者名の原則)

第28条　発送文書は、原則として市長名によるものとする、ただし、次の各号の一に掲げる場合は、当該各号に定める発信者名を用いることができる。

(公印)

第29条　浄書した文書は、原議とともに総務課に提示し、公印及び契印を押印しなければならない。ただし、軽易な事件に関するものについては、これを省略することができる。

(文書等発送の手続)

第30条　発送する文書及び物品(以下「文書等」という。)は、封皮を施し、これに差出課名を明記して、午後3時30分までに総務課に回付しなければならない。ただし、やむを得ない事由により所定の時刻までに回付することができないときは、庶務文書係長にその旨を申し出てその指示を受けなければならない。

(特殊文書の取扱い)

第31条　速達、書留、親展、内容証明等特殊の取扱いにより文書等を郵送又は発送しようとするときは、封皮にその旨を朱記しなければならない。

(文書等の発送)

第32条　総務課に回付された発送文書等は、次の各号に定めるところによって処理しなければならない。

(文書整理の原則)

第33条　文書は、常に整理し、重要なものは非常災害時に際して、速やかに持ち出せるようあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にしなければならない。

(文書の保存年限)

第34条　文書の保存年限は、法令その他別に定めるもののほか、次に掲げる区分とし、別表に定める基準に基づき課長が定めるものとする。

(保存年限の期間の計算)

第35条　保存年限の期間の計算は、当該文書の事案の完結した日の属する年度の翌年度から起算する。ただし、暦年ごとに整理する文書は、完結した日の属する年の翌年から起算する。

(文書の分類)

第36条　文書の分類は、別に定めるところによる。

(完結文書の整理方法)

第37条　完結文書は、次に掲げるところにより整理しなければならない。

(簿冊の保存及び引継ぎ)

第38条　課長は、保存年限が永年及び10年の簿冊について簿冊の完結した日の属する年度(暦年のものにあっては年)の翌年から総務課長に引き継ぐまでの間、事務室等において簿冊を保存し、管理しなければならない。ただし、税務課、会計課及び出先職場においては、簿冊の総務課長への引継ぎは行わないこととする。

(引継簿冊の審査)

第39条　総務課長は、引継簿冊を受けたときは、引継対象簿冊リストと照合の上、簿冊名、保存年限、起年度、完結年度、分類項目等の適否について審査しなければならない。

(記録倉庫での保存管理)

第40条　保存年限が永年及び10年に属する簿冊で、総務課に引継ぎを行った簿冊は、記録倉庫で保存管理する。

(保存文書の閲覧)

第41条　記録倉庫の保存文書を閲覧しようとする者は、総務課長に届け出なければならない。

(保存文書の借覧)

第42条　記録倉庫の保存文書を借覧しようとする者は、借覧簿(別記第7号様式)により総務課長に届け出なければならない。

(借覧した保存文書の返還)

第43条　借覧した保存文書は、総務課長が返還するよう要求したときは、遅滞なく返還しなければならない。

(文書の廃棄)

第44条　総務課長は、毎年、廃棄対象簿冊リストを作成し、主管課長に対し廃棄すべき簿冊を通知しなければならない。

(廃棄上の注意)

第45条　廃棄する文書で機密に属するもの又は他に悪用されるおそれがあると認められるものは、焼却、裁断、溶解その他適切な方法により廃棄しなければならない。

(事務の引継ぎ)

第46条　転勤又は退職する者は、その担任事務で処分未了の事項については、引継書を作製し、課員は課長又は後任者に、部課長は上司の指名者にそれぞれ引継ぐものとする。

(出張所等における文書事務の処理)

第47条　出張所その他出先職場における文書事務の処理については、この訓令を準用する。ただし、必要があるときは、市長の承認を得て、この訓令以外の方法により処理することができる。