(目的)

第1条　文書事務の処理については、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

(決裁の順序)

第2条　文書は、下松市上下水道局事務決裁規程(昭和39年下松市水道局規程第18号)に定めるもののほか、主管係長、課長を経て管理者の決裁を受けなければならない。

(文書取扱者の職務)

第3条　文書取扱者は、上司の命を受け、次に掲げる事務に従事する。

(企画総務課の備付け簿冊)

第4条　企画総務課に次の簿冊を置く。

(文書の番号)

第5条　文書は、文書整理簿に登載し、記号及び番号を付さなければならない。

(発信名の原則)

第6条　発送文書は、管理者名によるを本則とする。ただし、次の各号の一に掲げる場合においては、それぞれに定める発信名を用いることができる。

(文書主任)

第7条　文書整理の事務を掌らしめるため、各課に文書主任を置くものとする。

(文書の処理)

第8条　到着文書は、企画総務課において収受し、次の各号により処理しなければならない。ただし、主管課において直接収受した文書は、すみやかに企画総務課に回付しなければならない。

(口頭受理簿による処理)

第9条　申請又は申告により処理すべき事項であって、主管課長において文書を徴する必要がないと認めるものは、口頭をもって受理することができる。

(料金未払又は不足の郵便物等の収受)

第10条　送料の未払又は不足の文書並びに物品が到着したときは、公務に属するものと認めるものに限り、その不足料金を支払って収受することができる。

(文書事務の原則)

第11条　第8条によって配付を受けた文書は、文書整理簿に登記して文書番号を付し、課長がこれを検閲し、重要なものは自らこれを処理し、その他のものは、主管の係長をして処理させるものとする。

(文書の起案)

第12条　事務処理の発議は、起案用紙(別記第9号様式)を用い、次の各号に定めるところによって起案しなければならない。ただし、軽易な事件については、文書の余白に必要な事項を朱記して回議することができる。

(決裁区分)

第13条　起案文書には、次の区分により、主管係長において甲、乙の決裁区分を明示しなければならない。

(文書処理の例外)

第14条　定例あるもので理由を述べる必要のないものは、簿冊で回議することができる。ただし、この場合には、予めその事件の様式文例等を定めて決裁を受け、簿冊の首葉にその事項を記載しておかなければならない。

(庁内文書の処理)

第15条　庁内の照会等は、已むを得ない場合のほか、文書の往復をさけ、合議その他の方法によるものとする。

(文書の供覧)

第16条　起案を要しない文書は、上司に供覧しなければならない。

(関係文書の整理)

第17条　回議は、当初から完結に至るまで関係文書を添付してそのてん末を明瞭にしなければならない。

(文書の保存)

第18条　事務担当者は、主管中の文書を次の区分に従って一定の場所に存置し、常に所在を明らかにしておかなければならない。

(文書の回議)

第19条　他課に関連する事件は、その合議を経て決裁を受けなければならない。ただし、特に緊急やむを得ない場合は、直ちに上司の決裁を得て処理した後関係各課に回覧することができる。

(合議文書の再回)

第20条　合議を受けた事件で再回を要する課は、「要施行前(後)再回課名」を標示し、再回後処理を終了したときは、その標示に消印して主管課に返付しなければならない。

(持回り決裁)

第21条　特に重要、異例の文書で説明を要するもの又は至急若しくは機密を要するものは、課長又は起案者若しくは責任者が携帯して決裁又は閲覧を経なければならない。

(決裁文書の改案又は廃案)

第22条　決裁文書を改案又は廃案しようとするときは、更に回議の手続をしなければならない。

(整理状況の報告又は査察)

第23条　企画総務課長は、各課長に対して随時各課の文書事務の整理状況についてその報告を求め、又はこれを査察することができる。この場合においては、その結果を管理者に報告しなければならない。

(浄書)

第24条　決裁文書で発送を要するものは、主管課において浄書、校合の上、文書整理簿に登記整理しなければならない。

(文書等発送の手続)

第25条　発送を要する文書及び物品(以下「文書等」という。)は、封皮を施し、これに差出課名を明記して退庁時間前までに企画総務課に回付しなければならない。ただし、やむを得ない事由により所定の時刻までに回付することができないときは、総務係長にその旨を申出てその指示を受けなければならない。

(特殊文書の取扱い)

第26条　速達、書留、親展、内容証明等特殊の取扱いにより文書等を郵送又は発送しようとするときは、封皮にその旨を朱記しなければならない。

(文書等の発送)

第27条　企画総務課に回付された発送文書等は、次の各号に定めるところによって処理しなければならない。

(文書の整理及び保存)

第28条　各課長は、所属文書の整理担当者を定めて、常に整理し、重要なものは、非常災害に備えて支障のないようにしておかなければならない。

(文書の保存区分)

第29条　文書の種類及び保存期限は、次のとおりとする。

(第一種文書の範囲)

第30条　第一種文書に属するものは、次のとおりとする。

(第二種文書の範囲)

第31条　第二種に属するものは、次のとおりとする。

(第三種文書の範囲)

第32条　第三種に属するものは、次のとおりとする。

(第四種文書の範囲)

第33条　第四種に属するものは、次のとおりとする。

(保存期限の決定)

第34条　文書の保存期限は、前4条の規定により事件の軽重を審査して、主務課において決定するものとする。

(編さん及び成冊)

第35条　完結した文書は、欄外に「完結」の標示をして編さん種類及び保存年限を記入し、文書整理簿に記載したうえ、次の各号により編さん及び成冊しなければならない。

(文書の引継)

第36条　前条の規定によって編さん成冊した簿冊は、暦年度編さんのものは翌年3月末日までに、会計年度編さんのものはその年の7月末日までに、引継目録(別記第13号様式)によって企画総務課長に引き継がなければならない。

(文書の保存)

第37条　引継を受けた文書は、企画総務課において記録台帳(別記第14号様式)に主管課別に登記し、保存期限中記録倉庫に保存しなければならない。

(文書の蔵置)

第38条　保存文書は、その背部に記録台帳の記録番号を付し、その順序に従って蔵置しなければならない。

(文書の廃棄)

第39条　保存期限を経過した文書及び保存の必要がなくなった文書は、主管課に合議の上廃棄の手続をしなければならない。この場合なお保存の必要があるものは、手続を経て更に保存期限を付して保存しなければならない。

(文書の借覧手続)

第40条　保存文書を借覧しようとするときは、企画総務課備付けの借覧簿(別記第15号様式)に所要事項を記入しなければならない。

(借覧の期間)

第41条　借覧の文書は、当日退庁時限30分前までに返還しなければならない。ただし、特に必要があって承認をうけたときは、その期間を付して数日間借覧することができる。

(借覧文書の持出禁止)

第42条　借覧の文書は、特に許可を受けた場合のほか、庁外に持ち出してはならない。

(文書の扱取等の禁止)

第43条　借覧した文書は、抜取り、取替え又は訂正してはならない。

(文書の返還)

第44条　文書は、借覧期間中であっても企画総務課から返還の要求があったときは、すみやかに返還しなければならない。

(文書を紛失又は毀損したときの処置)

第45条　借覧文書を紛失又は毀損した者は、主管課長の認印あるてん末書を企画総務課長を経て管理者に提出し、その指示を受けなければならない。

(事務の引継)

第46条　転勤又は退職するときは、その担任事務で処分未了の事項については、引継書を作成し、課員は、課長又は後任者に、局課長は、上司の指示した者にそれぞれ引き継ぐものとする。