○下松市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
平成18年9月19日
訓令第13号
(趣旨)
第1条 この訓令は、本市における戸籍情報システムに係るデータの保護及び適正な管理について、下松市電子計算組織管理運営規程(平成16年下松市訓令第18号)に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバ及び市民課に設置した戸籍専用端末により、戸籍、除籍、戸籍の附票及び人口動態調査等の戸籍関連業務を行うシステムをいう。
(2) データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書及び操作手引書その他の戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(平20訓令2・平26訓令5・令6訓令4・一部改正)
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍関連業務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するよう配慮しなければならない。
(データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータの保護について総合的な管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、市民課長をもって充てる。
3 前項の規定にかかわらず、電子計算機室に設置される機器等については、デジタル推進課長がこれを保護管理する。
(平26訓令5・平28訓令9・令5訓令4・一部改正)
(データ取扱責任者の設置)
第5条 保護管理者は、データを的確に管理するため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。
2 取扱責任者は、戸籍住民係長をもって充てる。
(データ保護)
第6条 保護管理者は、データの授受及び保管の記録、保管場所の指定並びに廃棄の方法について必要な措置を講じ、漏えい、滅失、き損等の防止に努めなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者及び他課の職員から内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 データは、戸籍関連業務以外の電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。
4 不用になったデータは、速やかに裁断等の復元できない方法によって処分しなければならない。
5 データは、法令に定めのあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第7条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、かつ、持ち運びができない専用ラックに保管する等の方法により安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、裁断等復元できない方法により処分すること。
(3) クラウドサービスにおいては、同サービスの仕組み及び性質を踏まえ、戸籍情報システムにおいて磁気ディスクの交換又は廃棄をするときは、戸籍情報システム事業者との連絡により適切に磁気ディスクの管理を行い、戸籍データの漏えいの有無を確認すること。
(令6訓令4・一部改正)
(出力帳票の管理)
第8条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票(以下「出力帳票」という。)を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、安全を確保するために施錠可能な専用ラックに保管すること。
(2) 出力帳票を廃棄するときは、焼却、裁断等復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第9条 取扱責任者は、ドキュメントを整理し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄をしようとするときは、ドキュメント持出・複写等承認簿(別記第1号様式)により保護管理者の承認を得なければならない。
(パスワードの管理等)
第10条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項の規定により定められた業務処理範囲及び目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
6 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に対する制限を設け、正当な権限を有する者以外の者からの利用を防止しなければならない。この場合において、保護管理者は、サーバ利用に関する履歴を常時記録の上、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求し、利用状況を確認しなければならない。
7 保護管理者は、緊急時の体制として、即時に戸籍情報システム事業者から保護管理者に連絡させ、対応を協議する体制を設けなければならない。
(令6訓令4・一部改正)
(端末装置管理責任者の設置)
第11条 保護管理者は、端末装置の管理及び適正な運用を図るため、端末装置管理責任者(以下「端末責任者」という。)を置く。
2 端末責任者は、戸籍住民係長をもって充てる。
(端末装置の操作)
第12条 端末装置は、取扱職員でなければ操作することができない。
2 端末装置は、戸籍関連業務を行う場合以外に操作してはならない。
3 見出しデータ及び戸籍に関するデータは、戸籍関連業務を行う場合以外に検索してはならない。
(保管施設の管理)
第13条 保護管理者は、執務室における火災、盗難又は事故に備え、必要な保安措置を講じなければならない。
(事故発生時の対策)
第14条 保護管理者は、事故発生時の対策を定めるとともに、その内容を取扱職員に徹底するよう努めなければならない。
2 保護管理者は、事故が発生した場合は、速やかに事故の経緯、被害状況等を調査し、復旧の措置を講ずるとともに、戸籍情報システム被害状況調査書(別記第2号様式)により、市長に報告しなければならない。
(取扱状況の把握)
第15条 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し必要に応じて次の事項を照会し、取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍サーバの使用状況
(2) 戸籍データの使用状況
2 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍情報システムの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) 戸籍事務室の管理状況
(4) 前3号に定めるもののほか、戸籍情報システムの運用に関すること。
(令6訓令4・全改)
(研修の実施)
第16条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の研修を実施しなければならない。ただし、新任の取扱職員については、配属後、速やかに実施しなければならない。
(その他)
第17条 この訓令に定めるもののほか、この訓令の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。
(令6訓令4・追加)
附則
この訓令は、平成19年1月27日から施行する。
附則(平成20年1月30日訓令第2号)
この訓令は、平成20年2月4日から施行する。
附則(平成26年3月31日訓令第5号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日訓令第9号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和3年3月31日訓令第5号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月31日訓令第4号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和6年3月29日訓令第4号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
(令3訓令5・一部改正)
